Versendet heisst eingefroren
Sobald ein Beleg raus ist, steht sein Inhalt fest. Adresse, Preise und Layout bleiben erhalten, auch wenn Stammdaten oder Vorlagen sich später ändern.
Kunden, Offerten, Rechnungen & Mahnungen
Kunden, Produkte, Rechnungen: einmal erfasst, überall verfügbar.
Die Kundenadresse steht im Word-Dokument, in der Excel-Liste und nochmal im Buchhaltungsprogramm. Der WyFlow Auftrag beendet das. Kunden, Produkte und Leistungen an einem Ort, dazu die ganze Kette von der Offerte bis zur Rechnung mit Schweizer QR-Einzahlungsteil und Abo-Rechnungen, die zum Stichtag von selbst entstehen und auf Wunsch direkt rausgehen. Bleibt eine Rechnung offen, erzeugt der tägliche Mahnlauf die nächste Mahnstufe. Buchhaltung, Banking, Zeiterfassung und KiTa arbeiten auf denselben Daten.
- 5 Belegtypen
- QR-Rechnung integriert
- Abo-Rechnungen automatisch, Versand auf Wunsch
- Mahnlauf täglich
- Zefix-Anbindung
- Lückenlose Nummerierung
Ein Auftrag, von vorne bis hinten
Einmal tippen, viermal weiterverwenden.
Ein Kunde ruft an und möchte eine Offerte. Du wählst ihn aus, ziehst drei Positionen aus dem Katalog hinein und schickst das PDF weg. Adresse, Preise und Mehrwertsteuersatz stehen schon da, weil sie am Kunden und am Produkt hinterlegt sind.
Er sagt zu. Aus der Offerte wird per Klick die Auftragsbestätigung, daraus der Lieferschein, daraus die Rechnung. Kein Feld musst du erneut ausfüllen, und sobald eine IBAN hinterlegt ist, bringt die Rechnung ihren QR-Einzahlungsteil gleich mit.
Zahlt er nicht, bleibt das nicht liegen. Ein täglicher Lauf erkennt die überfällige Rechnung und erzeugt die nächste Mahnstufe, Mahngebühr und Verzugszins gleich gerechnet.
Ändert sich unterwegs etwas, entsteht eine neue Version mit Historie statt ein zweites Dokument im Ordner. Und weil jeder versendete Beleg eingefroren wird, sieht die Offerte von vor drei Monaten heute noch exakt so aus wie damals beim Kunden.
Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Service-Rapport: fünf Belegtypen, eine Kette.
Alles, was WyFlow Auftrag kann.
Jeder Punkt auf dieser Liste ist im Modul enthalten.
Duplikate erkennen, bevor sie entstehen
Tippst du eine E-Mail-Adresse ein, die es schon gibt, meldet WyFlow das sofort und verlinkt den bestehenden Kunden.
Kundenstatus
Interessent, Aktiv, Inaktiv, Archiviert. Die Liste lässt sich nach jedem Status filtern.
Mehrere Adressen pro Kunde
Rechnungs- und Lieferadresse werden getrennt geführt. Beim Erfassen ergänzt die PLZ den Ort, für die Strasse gibt es Vorschläge.
Korrespondenzsprache
Belege und Mahnungen entstehen in der Sprache, die am Kunden hinterlegt ist.
Alles Wichtige auf einer Seite
Projekte, Belege, hochgeladene Dateien und die wichtigsten Kennzahlen liegen auf der Kundendetailseite, jeweils mit Direktsprung.
Preisfindung mit Marge
Einkaufspreis plus Marge ergibt einen Vorschlag für den Verkaufspreis. Übernommen wird er erst auf Klick, überschrieben wird nie automatisch.
Varianten mit drei Preismodi
Eigenständiger Preis, Aufpreis zum Basispreis oder periodisches Abo mit Rabatt. Je Variante wählbar, mit Live-Vorschau des effektiven Preises.
Lieferanten
Mehrere Lieferanten je Produkt, jeder mit Artikelnummer, Einkaufspreis und «bevorzugt»-Kennzeichen. Neue Lieferanten legst du direkt aus dem Formular an.
Leistungen pauschal oder nach Zeit
Zeitbasiert mit Stundenansatz, pauschal mit Stückpreis. Die passende Einheit schlägt WyFlow vor.
Branchenpakete
Vorgefertigte Kategorien, Einheiten, Produkte und Leistungen für deine Branche, mit einem Klick eingespielt.
Vom Beleg zum Folgebeleg
Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Service-Rapport. Beim Umwandeln wandern die Positionen automatisch mit.
MwSt-Satz je Position
Im selben Beleg lassen sich 8.1 %, 2.6 % und 3.8 % mischen. Die Steuerzusammenfassung schlüsselt jeden Satz einzeln auf.
Akonto-, Teil- und Schlussrechnung
Aus einer Auftragsbestätigung entstehen Akontorechnungen, also Teilzahlungen vorab, und am Schluss die Schlussrechnung. Die Rechnungsstellungsübersicht zeigt je Steuersatz, was verrechnet ist und was offen bleibt. Mehr als vereinbart lässt sich nicht verrechnen.
Revisionen mit Historie
Neue Versionen eines Belegs (v2, v3, …), mit nachvollziehbarer Historie und Navigation zwischen den Ständen.
Abo-Rechnungen von selbst
Wiederkehrende Leistungen legst du als Abo an, monatlich, quartalsweise oder jährlich. Zum Abrechnungsdatum entsteht der Rechnungsentwurf von selbst, auf Wunsch geht er direkt an den Kunden.
Stunden direkt verrechnen
Abrechenbare Zeiteinträge aus der Zeiterfassung erscheinen gruppiert und lassen sich als Rechnungspositionen übernehmen.
Täglicher Mahnlauf
Ein Lauf pro Tag erkennt überfällige Rechnungen und legt die nächste Mahnstufe an, sobald genug Zeit verstrichen ist. Übersprungen wird keine Stufe. Nach der letzten entscheidest du, ob es zur Betreibung geht.
Mahngebühr und Verzugszins gerechnet
WyFlow rechnet beide gleich mit, die MWST auf der Gebühr inklusive, und zeigt sie dir vorher an. Anpassen kannst du sie, bevor die Mahnung entsteht.
Vier Stufen bis zur Betreibungsandrohung
Zahlungserinnerung, erste, zweite und letzte Mahnung. Jede Stufe bringt ihren eigenen Text und eine neue Zahlungsfrist mit.
PDF, Versand, als versendet markiert
Jede Mahnstufe liegt auf dem Beleg bereit, als PDF in der Sprache des Kunden. Verschickt wird sie per E-Mail, wenn du so weit bist — eine Mahnung geht nie von selbst raus. Wer den Postweg wählt, markiert sie von Hand als versendet.
Schweizer QR-Rechnung automatisch
Sobald eine IBAN hinterlegt ist, erhält jede Rechnung ihren QR-Einzahlungsteil.
Eigene Belegvorlagen
Schrift, Farben, Logo, Seitenränder und Freitextblöcke mit Platzhaltern. Mehrere Vorlagen sind möglich, eine davon ist Standard, die Vorschau läuft live mit.
E-Mail-Versand
Empfänger, Betreff und Text sind vorbefüllt, das PDF hängt an. Hinterlegst du einen eigenen SMTP-Server, läuft der Versand über ihn.
Vorschau vor dem Druck
Das PDF erscheint direkt in der Detailseite und lädt mit sprechendem Dateinamen herunter.
Zefix-Anbindung
Schlag deine Firma direkt im Zefix nach, dem Schweizer Handelsregister, und übernimm die Stammdaten samt geprüfter UID.
Nummernkreise mit Vorschau
Eigene Nummernvorlagen je Belegtyp und für Kunden-, Produkt- und Leistungsnummern. Die nächste Nummer siehst du sofort.
Zahlungsarten
Bank, Kasse, PostFinance, Kreditkarte, TWINT, PayPal und weitere per Klick eingerichtet. IBANs prüft WyFlow nach ISO-Standard.
Steuersätze, Einheiten, Zahlungsbedingungen
Alle Referenzdaten zentral gepflegt. Zahlungsbedingungen berechnen im Beleg gleich das Fälligkeitsdatum.
Unter der Haube
Details, die im Alltag den Unterschied machen.
Vieles im WyFlow Auftrag sieht man erst, wenn man es braucht. Dann aber richtig.
Jede Aktion einzeln steuerbar
Erstellen, Bearbeiten, Löschen, Versenden, Umwandeln: für jede Aktion gibt es ein eigenes Recht. Durchgesetzt wird es auf dem Server, nicht nur in der Oberfläche.
Selbst ausprobieren
Teste Auftrag mit deinen eigenen Daten.
Konto eröffnen, Module wählen, loslegen. Dein Konto ist sofort bereit, ohne Kreditkarte, ohne Verkaufsgespräch.